Initiation & Planification
En tant que prestataire de services, nous vous aidons :
- Planifier l’organisation selon les besoins,
- Pour rechercher le meilleur site,
- Suivre et déplacer les réunions
- Établir des contacts avec les institutions locales, administratives et régionales,
Coordination
L’équipe SLAMA BESTCHOICE assure la coordination générale et logistique de chaque événement :
• Négociation et gestion des prestataires (audiovisuel, restauration, personnel, transport, etc.)
• Mise en place des structures prévisionnelles, budgétaires et juridiques et comptables
• Suivi budgétaire et comptable
• Promotion : E-mailings, annonces sites web, revues scientifiques, mailing, routage
• Coordination logistique interne et externe
• Conception graphique, suivi des impressions
• Secrétariats administratifs et financiers
• Actions post-congrès : remerciements, évaluations, …
• Relations avec le comité d’organisation
• Coordination et contrôle des équipes, des services et des équipements techniques
Par ailleurs, l’équipe SLAMA BESTCHOICE gère les prestataires et le lieu de la conférence (appel d’offres, négociation, sélection, installation, gestion et contrôle) :
- Besoins d’études
- Appel de propositions
- Négociation
- Conseil sur le plan de développement du site
- Gestion des lieux de conférence
- Gérer et coordonner l’ensemble des prestataires et employés (restauration, imprimante, audio et vidéo, orientation, installation générale, décoration, agents de bord, etc.)
Service Réceptif
L’équipe SLAMA BESTCHOICE s’occupe des participants, depuis leur inscription sur place. Il gère également d’autres aspects directement liés aux participants:
- Gestion de réception
- Délivrance des badges (système de badge électronique)
- Organisation de visites et de transferts
- Conférenciers et service VIP
Ce service a également pour objectif d’aider les participants :
- Assistance au processus de demande de visa : lettre d’invitation, démarche, etc.
- Envoyer des informations liées aux activités pendant la conférence (SMS, application SmartPhone)
- Tableau de messages.
- …
Marketing & Communication
L’équipe de graphistes de SLAMA BESTCHOICE espère communiquer stratégiquement sur votre événement.
Marketing
- Diffusez l’événement en envoyant une invitation à votre liste de diffusion, aux participants des anciennes éditions ou aux institutions des mêmes domaines ;
- Campagnes email ciblées.
- Publicité en ligne sur les sites Internet d’autres sociétés scientifiques ;
- Promotion professionnelle : publicité dans les principales publications spécialisées
- ……
Communication
- Créer et imprimer des supports physiques pour la conférence : Flyers, programmes, affiches, programme de poche, processus, etc.;
- Créer et imprimer des supports numériques : PDF, CD-Rom ; DVD-Rom, clés USB, etc.
- Créer et maintenir des sites Internet : votre site institutionnel ou celui de votre conférence.
- …..
Programme Social
SLAMA BESTCHOICE vous accompagne dans l’organisation des célébrations de votre conférence ainsi que dans la préparation d’un programme social complémentaire pour les accompagnants.
Les équipes SLAMA BESTCHOICE sont chargées de :
- Proposer des sites et réaliser des études de coûts ;
- Coordonner la conception et la production des cartons d’invitation, des listes et autres publications nécessaires ;
- Contacter les responsables des lieux choisis ;
- Proposer des offres pour soumettre des offres pour la restauration.
- Proposer et préparer les activités sélectionnées ;
- Organisation des transports (voitures, bus, taxis, etc.).
SLAMA BESTCHOICE vous propose un large choix de lieux et de tarifs pour organiser vos célébrations en fonction du nombre d’invités, de ce que vous souhaitez en termes de restauration, d’ambiance et de budget alloué, quel que soit le type d’événement choisi : cérémonie d’ouverture, cocktail de bienvenue, événements festifs, programme d’accompagnement spécialement conçu, dîners dansants, etc.